如果單位沒有公務用車，意思就是公司的資產賬上沒有車輛。那么,單位來了客人，讓員工開自己的車去接一下，這個費用怎么出?
老板自己的私車一直放公司，對員工說，你們要辦事就都開這個車去，老板的車很多，這個車就一直放公司大家用了。那車輛發生的費用怎么能入到公司賬上?
員工自己的車平時都是自己使用，平時為單位市內辦事，市外短途出差開了自己的車，這個費用怎么出?
1、以交通補貼的方式處理
公務員公車改革后，就是按照級別給不同級別的人發放不同金額的車輛補貼，當然這部分補貼就是工資薪金的組成部分，同一級別的人每個月補貼金額是一致的，那么有了這個津貼，你平時辦事這些就不能再單獨報銷任何費用了。
這是一個好辦法，一方面不需要發票報銷「當然也有采取用發票報銷方式領取補貼」，但不管你是直接現金方式發放還是報銷方式向職工支付的收入，均應該視為個人取得公務用車補貼收入，按照工資薪金計算繳納個人所得稅。
另一方面，標準固定，方便核算和管理。單位人人有份，統一發放或統一報銷的補貼都并入工資計稅也并沒有任何稅務風險。
但是這里面有個問題，就是不能兼顧公平。
補貼發放只考慮的級別差異，但是同一級別的人由于工作性質不一樣，出門辦事的頻率肯定不一樣，例如：銷售見客戶，常年在外;另外，職能部門的幾乎無外出。
當然也有企業為了公平合理，按照工作性質也額外加了一個崗位額外補貼「特殊崗位多發點」，來平衡這種差異，這樣做的話就更合理了。
但是，你考慮的再周全也有臨時額外任務的發生，固定的補貼永遠考慮不到臨時任務。
這種情況下也好辦，那就是單位在每個月度薪酬考核時候，可以加入出車單制度，員工對自己額外非崗位本職工作的臨時出車事項以及里程「這個需要公司以制度方式定下來，主要包括里程的補貼金額」以填寫出車單方式提出補貼申請。
經過審核「這個審核流程就看公司具體的管理要求」后增加到每個月工資里面。這點有點類似加班費，多加班了就多發點。
2、建立報銷制度，據實報銷方式
好了，我們再來看私車公用的其他處理方式，很多單位不想把這個當成一個人人都按標準享有的補貼來發，他們覺得，我員工自己開車為公司辦事，事項合情合理，發生的費用就應該報銷。
為什么沒有問題?很簡單，《基本準則》第十六條規定企業應當按照交易或者事項的經濟實質進行會計確認、計量和報告，不應僅以交易或者事項的法律形式為依據;第三十三條規定費用是指企業在日?；顒又邪l生的、會導致所有者權益減少的、與向所有者分配利潤無關的經濟利益的總流出。
我私車公用發生的費用完全是滿足會計準則費用定義的要求，是企業日?；顒又邪l生的與企業生產經營相關的費用，我按照經濟實質進行會計確認，計量和報告，沒有任何問題!如果你不入賬反而不能反映企業真實業務，那才是隱匿費用，會計信息失真的表現。
那怎么做?
會計有《準則》，還得制定報銷憑制度?！稖蕜t》是個方向，具體企業管理中還得在準則的框架下建立符合企業經營管理的財務報銷制度，這樣大家都以統一的標準來進行報銷核算，在業務真實性考察上才更符合內部控制和管理要求。
沒有規矩不成方圓，如果這個人報銷是這個標準，其他人又是另外一個標準，那對于費用真實性問題就存在漏洞，也會導致會計信息失真。
所以，建立制度是關鍵!
你可以單獨制度一個私車公用報銷制度，也可以在公司差旅費報銷制度下加入私車公用的相應規定。
制度其實主要規定報銷流程和報銷相關單據，當然私車公用涉及員工安全問題覺得也很有必要規定一下。
報銷流程和單據就是具體怎么做?填寫那些單據，準備那些票據?
包括出差前提出出車申請單「出差時間、出差地點、出差事由等」，出差完成后的出差總結報告，出差人員需要提供的報銷表格式「包括實際出差天數、發生的實際費用、里程數等」。
具體出差過程中的過路費、停車費等費用可以憑票填寫報銷單，油費這塊處理主要可以采用里程數來報銷并配以相應的合法合規的加油費發票。
制度里面規定主要的出差地點，一般長途出差公司不會允許自己開車的，都是省內出差，所以把省內主要的市州公里數以制度的方式固定下來，實際出差就按照制度規定的里程采取每公里定額報銷多少錢的方式計算。
3、租車，簽訂租車協議的方式
很多人一提到私車公用就說要簽訂租賃合同，要去代開發票。其實這僅僅是一方面，按照之前那兩種處理方式，我完全沒必要簽訂租賃合同啊，我的車都沒租給公司，都是臨時使用，一定期間的支配權都是我自己，晚上我就開回家了。
如果車是公司的，那好說，資產是公司的，公司的車你就不能亂支配，開回家，周末到處開著玩就不行，公司的車發生的費用，包括保險、油費、停車費、洗車費等都可以據實報銷。折舊也可以在公司費用列支。
公司沒有車，在租車行租一個車，在租賃期間內，車的支配權是公司的，那使用期間的發生的與使用相關的過路費、停車費、洗車費按照租賃協議規定憑借合法憑證可以據實報銷，這個完全沒有問題。但是與車輛相關的保險、折舊那就不能報銷，因為與車輛權屬相關的費用租車行已經算到租賃費里面了，你再報銷就不合理了。
那么公司對外租入一個車同公司租員工的車是不是一個道理?租法人的車是不是一個道理?
之前的兩種方式算不算租?我覺得不算，車輛支配權在租賃期不完全是公司的，怎么能算租呢，你自己的車周末就開出去踏青了。如果是租給公司，那就得下班就停放在公司，在租賃期間只能因公使用。如果這種也非要規定簽訂個租車協議讓員工去開發票，那平時怎么區分這個車用的油費那些是他自己用的，那些是因租車用的?
所以，之前問題2中的法人的車，長期停放公司使用，報銷的費用，就可以參照簽訂租賃協議方式進行，協議規定權利義務，報銷相關使用的費用。而租賃費部分，法人應該憑合同代開增值稅發票給公司入賬。
